Abbiamo tutti le stesse 24 ore al giorno con cui lavorare, ma come sfruttare al meglio quel tempo per ottenere risultati che fanno risparmiare tempo?

Non si tratta di lavorare di più in quanto ciò andrà solo lontano, ma è come pianifichi e strutturi il tuo tempo e quindi come massimizzi il tempo che hai pianificato.

La chiave per questi suggerimenti sulla gestione del tempo non è eseguirli una volta, ma ripeterli più e più volte finché non diventano abitudini. Questo è quando quelli intorno penseranno che hai più di 24 ore al giorno.

1. Pianifica la tua settimana quando sei più organizzato

Uno dei consigli più importanti per la gestione del tempo è pianificare la settimana.

Fare questo compito alla stessa ora ogni settimana, non solo crea un'abitudine che fa risparmiare tempo, ma può avere un impatto positivo sulla tua mentalità e sul tuo benessere.

Lasciatemi spiegare.

Pianificando la tua settimana, stai facendo una serie di piccole promesse positive a te stesso. Ogni volta che mantieni e mantieni queste promesse, la tua fiducia cresce e ti sentirai meglio con te stesso man mano che fai di più.

Questo approccio ti fa risparmiare tempo mentre fai la pianificazione quando sei in uno stato mentale concentrato mentre pianifichi ciò che è importante per te. Durante la settimana, sei quindi meno tentato di fare qualcos'altro durante uno di quegli intervalli prestabiliti, poiché puoi ricordare a te stesso che l'ho pianificato per un motivo.

Quindi pianifica la tua settimana e mantieni le promesse fatte a te stesso per vedere risultati che ti fanno risparmiare tempo.

2. Pianifica la seguente giornata lavorativa per una serata rilassante

Se lotti con la chiusura dopo la giornata lavorativa, questo approccio aiuta a rilassare la mente e ti consente di goderti la serata senza la preoccupazione del lavoro.

Tutto ciò di cui hai bisogno sono 5-10 minuti al giorno e un blocco note. È veloce e ha notevoli vantaggi per come gestisci il tuo tempo.

Alla fine di ogni giornata, annota una decina di attività che desideri completare il giorno successivo.

Quindi, seleziona una di quelle attività che devi completare indipendentemente da cosa e contrassegnala con un H per alto .

Poi aggiungi M per medio a cinque o giù di lì compiti. Queste sono le attività che devi completare, ma se non riesci a completarle tutte, sarà gestibile.

Le attività rimanenti sono contrassegnate da un 'L' per basso . Questi sono belli da avere, inoltre dovrebbero essere compiti facili.

Con le attività del giorno successivo pianificate, puoi lasciare il lavoro con tutte quelle attività fastidiose nella tua testa scritte e pronte per essere affrontate il giorno successivo.Pubblicità

3. Controlla la tua giornata in modo che non ti controlli

Pianificare la tua giornata è il consiglio di gestione del tempo più efficace che puoi fare. Ti permette di controllare la tua giornata piuttosto che lasciare che sia la giornata a controllarti.

Questo approccio è semplice, inoltre ha la flessibilità per quando la tua giornata lavorativa non va come previsto.

Prendi una matita e un blocco note!

Nel tuo blocco note, suddividi la giornata in segmenti di 30 minuti, 09:30, 10:00, ecc. Aggiungili riga per riga con una o due righe tra ciascuna.

Ora guarda il tuo diario di lavoro e aggiungi tutto ciò che è stato risolto come le riunioni.

Quindi, prendi le tue attività finali ad alta priorità e aggiungile ai tuoi segmenti di 30 minuti.

Se hai ancora delle fasce orarie libere, non lasciarle vuote.

Se stai lottando per la motivazione una mattina, prova questo:

Scegli alcuni compiti facili e veloci e portali a termine per primi, non preoccuparti se stai rimandando compiti più difficili. Fare prima i compiti facili ti darà lo slancio e la mentalità giusta per affrontare poi le cose difficili.

4. Gestire saggiamente i colleghi di lavoro che distraggono

Non importa quanto bene pianifichi la tua settimana, il giorno o anche l'ora successiva se sei continuamente distratto. distrazioni causare perdita di concentrazione e sono la porta alla procrastinazione.

Questo suggerimento per la gestione del tempo riguarda la creazione del giusto ambiente di lavoro, in modo da poter massimizzare il tempo necessario per essere il più produttivo possibile.

Il libro di Nir Eyal Indistraibile spiega che se vuoi diventare veramente produttivo, devi diventare indistrattabile. Una delle maggiori distrazioni sul posto di lavoro sono spesso i nostri colleghi di lavoro.

Per i colleghi che ti distraggono di più, chiedi loro all'inizio di ogni giornata, c'è qualcosa di cui hanno bisogno da te? In questo modo, li stai facendo pianificare senza che se ne rendano conto, ma è alle tue condizioni. Ciò riduce le possibilità di una richiesta casuale nel corso della giornata.

5. Gestisci le email alle tue condizioni

A volte, gestire la tua casella di posta può sembrare un lavoro a tempo pieno. Puoi anche cadere nella trappola di sentirti come se avessi fatto molto perché hai inviato un sacco di e-mail o sei arrivato alla mistica casella di posta zero!

Sebbene l'invio di alcune e-mail possa essere soddisfacente, il problema è che le e-mail vengono utilizzate anche come forma di procrastinazione, poiché sono un facile compito di ripiego quando non ti va di lavorare su qualcosa di duro.

Quindi cosa fai per fermare queste distrazioni e ridurre lo stress causato dall'e-mail?Pubblicità

Pianifichi quando vuoi leggere e rispondere alle tue e-mail, così hai il controllo.

Uno studio dell'Università della British Columbia ha rivelato che dovresti controllare le tue e-mail solo tre volte al giorno e così facendo riduci lo stress.^[1]

Quindi, all'inizio di ogni giornata, pianifica quando controllerai la tua posta elettronica. La frequenza con cui controlli la posta dipende dal tuo lavoro, ma meno è più e idealmente non più di tre.

Questo approccio ti mantiene ancora in controllo della tua casella di posta, ma lo stai facendo in un momento che funziona per te.

6. Rimuovi le distrazioni elettroniche e diventa presente

Quante volte al lavoro vedi qualcuno distratto da una notifica sul cellulare o sul laptop?

Le notifiche di dispositivi mobili e laptop ci distraggono ogni giorno, ma sono anche diventate una distrazione accettabile.

Nella maggior parte dei lavori, non è necessario reagire immediatamente a una notifica anche quando ne sentiamo il bisogno. È un'abitudine creata dalla tecnologia.

Non deve essere così.

Passa attraverso tutte le tue impostazioni di notifica sul tuo cellulare e laptop e lascia attive solo quelle critiche. Nella maggior parte dei casi, dovrebbero essere solo telefonate.

Disattivando queste notifiche, controlli le e-mail, messenger ecc. negli orari che funzionano per te, non quando arrivano.

Puoi anche disattivare il conteggio dei numeri che appare sulle app per dispositivi mobili e desktop. Non hai bisogno di sapere quante email hai nella tua casella di posta in qualsiasi momento, soprattutto se hai pianificato quando controllerai le tue email.

Se lasci attiva questa funzione di badge, crea una fastidiosa distrazione che ti porterà lontano dal tuo lavoro e influirà sul tuo tempo.

Provalo per qualche giorno e vedrai l'impatto positivo che avrà sulla tua gestione del tempo. Anche quelli intorno vedranno il cambiamento poiché sarai molto più presente a casa e al lavoro.

7. Premi il timer e vai in profondità con la tua attenzione

L'interruzione di un'attività di solito avviene quando l'hai finita, hai perso interesse o sei stato distratto. Ci vogliono in media 23 minuti per rimettere a fuoco quando sei stato distratto, quindi devi fare tutto il possibile per rimanere in quello stato concentrato.^[Due]

Sfortunatamente, la perdita di interesse e la distrazione sono i risultati più probabili delle difficoltà di gestione del tempo, ecco perché impostare un timer può fare la differenza.

Impostando un timer, prometti a te stesso che non sarai distratto o lavorerai su nient'altro fino allo scadere del timer. Questa piccola promessa può avere un impatto considerevole sulla tua gestione del tempo.Pubblicità

Puoi provare diversi periodi di tempo per vedere cosa funziona per te, ad esempio 25 minuti se usi il Pomodoro Technique . 25 minuti potrebbero non sembrare lunghi, ma rimanendo completamente concentrati per 25 minuti, rimarrai stupito di quanto riuscirai a fare.^[3]

8. Scopri a cosa non dovresti dedicare il tuo tempo

Ogni giorno dedichiamo tempo a cose che ci allontanano dal fare ciò che dovremmo fare, che si tratti di distrazioni come social media, e-mail o attività che preferiremmo non svolgere, come la spesa settimanale o la stiratura.

Tutte queste attività che richiedono tempo possono sembrare banali, ma si sommano quando si tratta di gestione del tempo.

Potresti pensare, devo farlo, ma c'è una tecnica chiamata lista delle cose da non fare che può aiutare.

Non si tratta solo di interrompere completamente le attività non impattanti. Può anche riguardare l'automazione o delegare il compito .

Quindi, come si crea un elenco di cose da non fare?

Per prima cosa, dedica 10 minuti a scrivere tutte le cose che non ti servono davvero o che non ti aiutano a portarti dove vuoi veramente essere (ad esempio guardare la TV, i social media, fare la spesa, pulire la casa)

Quindi, posizionali sotto il titolo di automatizzare, delegare o eliminare.

Automatizzare potrebbe essere per il tuo negozio settimanale, ora usi un'azienda che consegna gli ingredienti e le ricette a casa tua.

Il delegato potrebbe trovare una donna delle pulizie per la tua casa ogni settimana.

Eliminare potrebbe essere smettere di accendere la TV appena torni dal lavoro.

Dopo aver creato l'elenco delle cose da non fare, assicurati di ripetere il processo una volta al mese.

Ogni mese guadagnerai ore che non ti rendevi conto di avere.

9. Riordina il tuo cervello per massimizzare la tua concentrazione

Il nostro cervello elabora migliaia di pensieri ogni giorno; frustrante, molti di loro sono azioni che non possiamo completare in quel momento.

Avere una mente disordinata ha un impatto sulla nostra gestione del tempo poiché non possiamo concentrarci con queste azioni eccezionali nella nostra testa.

Ecco un modo semplice per riordinare la tua mente:Pubblicità

Porta con te un piccolo blocco note e una penna ovunque tu vada. Deve essere abbastanza piccolo da stare in tasca o in borsa e deve essere facilmente accessibile. Ogni volta che un pensiero o un'azione ti viene in mente quando sei in giro, scrivilo.

Potrebbe essere un'idea, qualcosa di stimolante, un'azione per quando torni a casa, qualsiasi cosa.

Quindi tutto ciò che devi fare è programmare in tempo per assicurarti di mettere in atto tutte quelle note. Ogni pochi giorni è sufficiente.

Catturando i compiti su carta piuttosto che lasciarli accumulare nel tuo cervello, sei quindi libero di lavorare su ciò che è importante in quel momento in uno stato focalizzato.

10. Fai promesse agli altri

Se dovessi fare una promessa a te stesso o a un amico, quale pensi che è più probabile che manterrai?

Nella maggior parte dei casi, sarà quella promessa fatta all'amico.

Puoi usarlo a tuo vantaggio condividendo un impegno che hai per completare un'attività o un progetto con un amico.

Dì al tuo amico cosa vuoi ottenere, perché e quando. Quindi chiedi loro di fare il check-in con te in vari punti fino a quando non hai detto che avresti completato il progetto.

Mentre lavori al progetto, avrai quella promessa che hai fatto al tuo amico nella parte posteriore della tua mente. Quella promessa che hai fatto sarà il driver per concentrarti e sfruttare al massimo il tempo che hai per portare a termine quel progetto.

La linea di fondo

Tutti questi suggerimenti non richiedono altro che un po' del tuo tempo ogni giorno, ma il tempo che risparmi quando utilizzi questi approcci sarà significativo.

Metti dei promemoria nel tuo diario per tenere a mente questi suggerimenti, poiché una volta che inizi a praticarli regolarmente, diventeranno abitudini.

Possono essere usati indipendentemente, ma sono molto più potenti se usati insieme.

Nel corso del tempo, le persone intorno a te si chiederanno come trovi il tempo per ottenere così tanto in un giorno!

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Credito fotografico in primo piano: Valentin Antonucci via unsplash.com

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