Il mondo degli affari di oggi è quasi interamente guidato dalle informazioni. Sia che tu gestisca una piccola impresa o che occupi un piccolo angolo dell'organigramma di un'enorme multinazionale, è probabile che la maggior parte del tuo lavoro consista nel comunicare con gli altri, il più delle volte per iscritto. Ovviamente ci sono la posta elettronica e la tradizionale lettera commerciale, ma la maggior parte degli uomini d'affari è anche chiamata a scrivere presentazioni, promemoria, proposte, requisiti aziendali, materiali di formazione, copia promozionale, proposte di sovvenzione e una vasta gamma di altri documenti.

Ecco il problema: la maggior parte degli uomini d'affari ha poca esperienza con la scrittura . Mentre quelli con una laurea in economia probabilmente hanno scritto un po 'a scuola, raramente è sottolineato nei programmi aziendali e imparare a scrivere bene non è certo la forza trainante dietro il desiderio della maggior parte delle persone di andare a scuola di economia. Quelli senza un background universitario potrebbero non essere mai stati spinti a scrivere, almeno dai tempi della scuola pubblica.

Se sei una delle tante persone nel mondo degli affari per cui scrivere non è mai stata una grande preoccupazione, dovresti saperlo la mancanza di capacità di scrittura è un handicap sempre maggiore ogni anno che passa . Trascorrere del tempo per migliorare la tua scrittura può comportare un netto miglioramento della tua assunzione e delle tue prospettive promozionali. Non c'è sostituto per la pratica, ma ecco alcuni suggerimenti per metterti sulla strada giusta.Pubblicità

1. Meno è di più.

Nella scrittura aziendale, come praticamente in ogni altro tipo di scrittura, la concisione è importante. Ironia della sorte, poiché le informazioni scritte diventano sempre più importanti per il buon funzionamento delle imprese, le persone sono sempre meno disposte a leggere. Sempre più spesso, riviste e altri punti vendita che pubblicavano funzionalità di 2.000 parole stanno riducendo a schizzi di 500 parole. Usa le parole con parsimonia, ritaglia la prosa florida ed evita frasi lunghe e tortuose. Come Zorro ha insegnato a suo figlio, entra, fai la tua Z ed esci! – vai dritto al punto, dì quello che vuoi dire e finiscila.

2. Evita il gergo.

Tutti nel mondo degli affari odiano la scrittura di affari, tutta quella soluzione del cielo blu e quelle sinergie strategiche che alla fine non significano nulla; il brainstorming e le opportunità di lavorare insieme sono più significativi senza sembrare ridicoli. Sebbene a volte il gergo sia inevitabile, ad esempio in un documento di requisiti aziendali o in una specifica tecnica, prova a utilizzare un linguaggio più semplice. Anche per le persone nel tuo stesso campo, il gergo è spesso inefficiente: l'occhio scivola oltre senza coglierne davvero il significato. C'è una ragione per cui il gergo viene usato così spesso quando uno scrittore vuole non dire qualcosa. Pubblicità

3. Scrivi una volta, controlla due volte.

Correggi subito dopo aver scritto, e poi di nuovo ore o, meglio ancora, giorni dopo. Niente è più imbarazzante di uno stupido errore di battitura in un documento altrimenti raffinato. Non è giusto: gli errori di battitura accadono! – ma le persone ti giudicano comunque per quegli errori, e duramente. Tranne nell'emergenza diretta, concediti sempre del tempo per mettere da parte la tua scrittura e tornarci più tardi. Il cervello è ingannevole e ignorerà gli errori che ha appena commesso; un po' di tempo lavorando su qualcos'altro ti darà il distacco di cui hai bisogno per catturare quegli errori prima che qualcun altro li legga.

4. Scrivi una volta, controlla due volte.

Lo so, l'ho appena detto, ma qui intendo qualcos'altro. Oltre a rilevare errori di battitura e altri errori, mettere un po' di tempo tra la scrittura e la rilettura del tuo lavoro può aiutarti a cogliere errori di tono che altrimenti potrebbero sfuggirti e causare problemi . Ad esempio, quando siamo arrabbiati o arrabbiati, spesso scriviamo cose che in realtà non vorremmo far leggere a nessun altro. Assicurati che il tuo lavoro dica quello che vuoi che dica, come vuoi che lo dica, prima che raggiunga il suo pubblico.

5. Presta particolare attenzione a nomi, titoli e generi.

OK, c'è una cosa più imbarazzante di un errore di battitura: chiamare Mr. Smith Ms. Smith in modo coerente durante un documento. Se non sei sicuro dell'ortografia del nome di qualcuno, del suo titolo professionale (e cosa significa) o del suo genere, a) controlla con qualcuno che lo sa (come il suo assistente), oppure b) nel caso del genere , usa un linguaggio neutrale rispetto al genere. Loro e i loro stanno rapidamente diventando pronomi singolari neutri rispetto al genere perfettamente accettabili, nonostante quello che potrebbero dire il tuo insegnante di grammatica e il presuntuoso nazista di grammatica in fondo al corridoio.Pubblicità

6. Salva i modelli.

Ogni volta che scrivi una lettera, un'e-mail, un promemoria o un altro documento particolarmente buono, se c'è la minima possibilità di scrivere un documento simile in futuro, salvalo come modello per un uso futuro. Poiché la fretta nella scrittura è una delle principali cause di errori di battitura e altri errori, risparmiare tempo utilizzando un documento pre-scritto può farti risparmiare l'imbarazzo di tali errori . Assicurati solo di rimuovere qualsiasi informazione specifica - nomi, aziende, ecc. - prima di riutilizzarla - non vuoi inviare una lettera al signor Sharif indirizzata alla signora O'Toole!

7. Sii professionale, non necessariamente formale.

C'è la tendenza a pensare a tutte le comunicazioni aziendali come formali, il che non è necessario o addirittura molto produttivo. Il linguaggio formale va bene per i documenti legali e le domande di lavoro, ma come il gergo spesso diventa invisibile, oscurando piuttosto che rivelando il suo significato. Allo stesso tempo, ricorda che informale non dovrebbe significare poco professionale – mantieni i commenti personali, le battute sgradevoli e i pettegolezzi sarcastici fuori dalle tue comunicazioni aziendali. Ricorda che molte aziende (possibilmente la tua) sono obbligate per legge a conservare copie di tutta la corrispondenza: non inviare e-mail, posta o far circolare nulla che non ti sentiresti a tuo agio nel leggere negli atti in un processo pubblico.

8. Ricorda le 5 W (e le H)

Proprio come la notizia di un giornalista, le tue comunicazioni dovrebbero rispondere a tutte le domande rilevanti per il tuo pubblico: chi? Che cosa? Quando? In cui si? Come mai? e come? Ad esempio, per chi è rilevante questo promemoria, cosa dovrebbero sapere, quando e dove si applicherà, perché è importante e come dovrebbero utilizzare queste informazioni? Usa la formula 5W+H per cercare di anticipare eventuali domande che potrebbero porre anche i tuoi lettori.Pubblicità

9. Invito all'azione.

Il contenuto dei documenti che sono semplicemente informativi raramente viene conservato molto bene. La maggior parte delle comunicazioni aziendali ha lo scopo di raggiungere uno scopo, quindi assicurati che includano un invito all'azione, qualcosa che ci si aspetta dal lettore fare . Ancora meglio, qualcosa che il lettore dovrebbe fare proprio adesso . Non lasciare che siano i tuoi lettori a decidere cosa fare con le informazioni che hai fornito – la maggior parte non si preoccuperà nemmeno, e abbastanza di quelli che lo faranno sbaglieranno che avrai un pasticcio tra le mani tra non molto.

10. Non dare troppe scelte.

Idealmente, non darne. Se stai cercando di fissare un orario per una riunione, assegna un orario unico e chiedi loro di confermare o presentare un orario diverso. Al massimo, dai due opzioni e chiedi loro di sceglierne una. Troppe scelte spesso portano alla paralisi decisionale, che generalmente non è l'effetto desiderato.

11. Cosa c'è dentro per i tuoi lettori?

Una pietra angolare della scrittura efficace è descrivere i vantaggi, non le caratteristiche. Perché dovrebbe interessare un lettore? Ad esempio, a nessuno interessa che Windows 7 possa essere eseguito in modalità a 64 bit: ciò che interessa è che può gestire più memoria e quindi funzionare più velocemente del sistema operativo a 32 bit. 64 bit è una funzionalità; permettermi di portare a termine il mio lavoro più rapidamente è il vantaggio. I vantaggi coinvolgono i lettori, poiché sono naturalmente più interessati a scoprire come possono rendere la loro vita più facile o migliore. Pubblicità

12. Assumi un libero professionista.

Non è un consiglio di scrittura di per sé , lo so, ma comunque un buon consiglio. La scrittura probabilmente non è il tuo forte: se è importante, assumi qualcuno per cui scrivere è il loro punto di forza. Potresti pensare che i freelance siano solo per materiale di marketing, ma non è vero: un bravo scrittore freelance può produrre promemoria, manuali di formazione, lettere interne, newsletter aziendali, post di blog, voci wiki e praticamente qualsiasi altro tipo di scrittura che ti viene in mente . A seconda delle tue esigenze, puoi lavorare in fattoria secondo necessità o spostare un libero professionista in un cubicolo in loco o elaborare qualsiasi altra disposizione più adatta alle tue esigenze. Aspettati di pagare almeno $ 30 all'ora, e più probabilmente $ 50 - $ 125 all'ora, per una buona scrittura: chiunque faccia pagare di meno o non è molto bravo o non è molto esperto di affari. (Queste tariffe sono per gli scrittori nelle aree metropolitane degli Stati Uniti - le tariffe possono differire in altre parti del mondo.)

Una buona scrittura può richiedere un talento che pochi di noi hanno, ma efficace la scrittura è un'abilità che si impara. Se la tua scrittura aziendale non è all'altezza, segui i suggerimenti sopra e vedi se non riesci a migliorarla. Se la tua scrittura lo fa? passa l'adunata, che ne dici di lasciare una mancia o due nei commenti qui sotto?