Dare istruzioni chiare e comprensibili è una di quelle cose che sembra facile da fare ma nella vita reale può essere in realtà più complessa, specialmente in un ambiente di ufficio o all'interno di un'azienda. Messaggi misti, ipotesi e opzioni multiple significano che il messaggio ricevuto potrebbe differire da ciò che in realtà intendevamo.

All'inizio di quest'anno, ho deciso di arruolare l'assistenza di un VA, (assistente virtuale), da elance.com. Non avevo mai usato un assistente virtuale prima e mi ha rapidamente insegnato l'importanza di dare una direzione chiara e definita se ti aspetti che le tue istruzioni vengano comprese e agite nel modo desiderato! Ciò è particolarmente importante quando non sei faccia a faccia per consegnare le istruzioni, poiché quando le indicazioni vengono fornite tramite e-mail o scritte è difficile valutare il tono e non puoi fisicamente indicare le cose!

Inoltre, il mio VA aveva sede in Malesia, dove l'inglese non era la sua prima lingua, quindi era ancora più importante dare istruzioni chiare!

Dalle mie esperienze, voglio condividere con te i miei 7 migliori consigli su come dare istruzioni chiare e portare a termine il lavoro che desideri!Pubblicità

1. Non dare per scontato che sappiano cosa intendi

Sai come si dice, quel presupposto è la madre di tutti gli errori! Non essere lo sciocco che presume che le persone sappiano cosa intendi. Anche se la maggior parte delle persone nel tuo ufficio o azienda sarà intuitiva e attiva, non sono lettori della mente. Un imperativo quando si forniscono istruzioni chiare è non dare per scontato che il destinatario sappia cosa intendi, e questo può essere per qualsiasi cosa, dagli acronimi del settore a chi contattare in diversi dipartimenti o organizzazioni. Ti basteranno solo pochi secondi in più per spiegare i dettagli.

Ad esempio, avevo incaricato il mio VA di utilizzare tweetdeck (un'app che pianifica tweet pre-scritti), tuttavia solo perché avevo sentito parlare di tweetdeck non significa che l'avessero fatto e mi sbagliavo a supporre che l'avessero fatto.

2. Sii chiaro e specifico

Tutti amano un waffle (che gocciola nello sciroppo d'acero per favore) ma a nessuno piace il waffle nelle conversazioni e soprattutto non in un'e-mail o quando si tratta di una serie di istruzioni. Anche se non vuoi divagare nel tuo set di istruzioni (sarebbe una perdita di tempo e, ad essere onesti, si spegnerebbero dopo un po'), vuoi assicurarti che le tue istruzioni siano chiare, specifiche e conciso. Personalmente preferisco non imburrare, e preferirei essere subito il punto su ciò che deve essere attuato o consegnato, piuttosto che rendere le istruzioni troppo fiorite, che confonderanno solo.

Ad esempio, non limitarti a inviare una selezione dei briefing a pochi stakeholder chiave, ma indica invece quanti stakeholder e a chi, e quali briefing! Trovo spesso che aiuti il ​​punto elenco in quanto riduce la tentazione di cianciare e aiuta le istruzioni e le azioni a essere più mirate.Pubblicità

3. Dare intervalli di tempo

Non confondere le cose non essendo specifico con i tuoi tempi e scadenze. Quello che consideri presto potrebbe essere molto diverso dai tuoi colleghi. Se pensi che presto siano le prossime due ore, ma il tuo staff che hai incaricato ha ritenuto che fosse tra pochi giorni, questa comunicazione avrà serie implicazioni in qualsiasi attività o progetto!

4. Fai degli esempi

Quando possibile, assicurati di fornire esempi. Ciò sarà particolarmente utile se sono nuovi nel ruolo o se non hanno svolto il compito prima. Ciò contribuirà ad aggiungere chiarezza alle istruzioni e a formare un'immagine più chiara di ciò che intendi e desideri.

Ad esempio, se stai chiedendo loro di progettare un sondaggio sulla soddisfazione del cliente per il tuo nuovo prodotto, potresti voler inviare loro esempi di altri sondaggi precedentemente utilizzati per dare loro un'idea.

5. Offri alternative

Quando fornisci le tue istruzioni, vale la pena considerare di fornire alcune alternative nel caso in cui l'opzione di istruzione preferita non sia praticabile o disponibile.Pubblicità

Ad esempio, potresti voler organizzare un incontro il 20 di questo mese per 2 ore con il direttore finanziario. Se non sono disponibili il 20, il pomeriggio del 26 andrà bene, oppure possiamo incontrare l'analista commerciale.

Fornendo alternative, consenti al tuo personale di portare a termine il lavoro con il minimo sforzo e un costante controllo di te stesso. Il bello di incaricare qualcun altro di fare qualcosa è che non sei obbligato a farlo, il che ti farà risparmiare tempo. Impostando alternative non devono continuare a tornare da te, dopotutto non ti farà risparmiare tempo se devi continuare a rispondere alle domande.

6. Stabilisci dei limiti

Personalmente non sono uno per la microgestione e per questo non sono uno per le persone che continuano a controllarmi se dovrebbero fare qualcosa o meno. Una volta che un'attività è stata impostata, le istruzioni dovrebbero essere abbastanza chiare da non richiedere ulteriori conferme e chiarimenti (tuttavia dicendo questo è ovviamente meglio cercare chiarimenti se non sei sicuro!) Se questo suona vero con te, allora devi assicurarti che le tue istruzioni sono chiari in modo che siano certi di ciò che stanno facendo e non sentano il bisogno di tornare con domande. Come con il suggerimento 5, impostare i limiti è molto importante, soprattutto se non riesci a pensare a alternative in quel momento, i limiti potrebbero funzionare.

Ad esempio, potresti chiedere di andare dal fornitore e ordinare 100 unità. Se il fornitore normale è esaurito, va bene utilizzare un nuovo fornitore purché non sia più costoso del 10% in più e possa consegnare entro 3 giorni lavorativi. Qui non sei stato specifico con le tue alternative, ma hai chiarito abbastanza i limiti per consentire loro di effettuare la chiamata.Pubblicità

7. Ottieni chiarimenti

Prima di lasciare libero il tuo staff sulla base delle tue istruzioni, non sarebbe male chiedere loro chiarimenti per assicurarti che capiscano qual è il compito da svolgere e cosa ci si aspetta. Potresti semplicemente chiedere alla fine se ci sono domande, ma l'unico problema è che è fin troppo facile dire semplicemente di no. O potrebbero pensare di capire o potrebbero anche essere troppo timidi per chiedere! Forse chiedi loro di ricapitolare su ciò che è richiesto o quali sono le priorità/obiettivi in ​​modo che tu possa assicurarti che ciò che hai detto sia ciò che è stato ascoltato!

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