Tutti i manager ei leader devono padroneggiare l'arte del processo di delega. Capire come e quando allocare la responsabilità agli altri è essenziale per mantenere un alto livello di produttività, sia a livello personale che organizzativo. Anche la delega dei compiti è essenziale per una leadership efficace.

Imparare a delegare significa costruire un team coeso ed efficace in grado di rispettare le scadenze. Inoltre, sapere quando e come delegare il lavoro ridurrà il tuo carico di lavoro, migliorando così il tuo benessere sul lavoro e aumentando la tua soddisfazione sul lavoro. Sfortunatamente, molti leader non sono sicuri di come delegare correttamente o esitano a farlo.

In questa guida scoprirai cosa comporta realmente la delega, in che modo la delega delle attività avvantaggia il tuo team e come assegnare le attività in modo efficace.

Sommario

1. L'importanza della delega
2. Perché le persone temono di delegare i compiti?
3. La differenza tra delega e allocazione
4. Come delegare le attività in modo efficace
5. Linea di fondo
6. Altri suggerimenti per una leadership produttiva

L'importanza della delega

Un buon capo sa delegare. Quando deleghi parte del tuo lavoro, liberi il tuo tempo e ottieni di più ogni giorno.

Una delega efficace promuove anche la produttività e una buona gestione del tempo all'interno di un team attingendo all'insieme di abilità esistenti dei suoi membri e consentendo loro di sviluppare nuove conoscenze e competenze lungo il percorso. Il risultato è un team più flessibile che può condividere i ruoli quando se ne presenta la necessità^[1].

Quando sei disposto a delegare, stai promuovendo un'atmosfera di sicurezza e fiducia. Le tue azioni inviano un segnale chiaro: come leader, ti fidi dei tuoi subordinati per ottenere i risultati desiderati. Di conseguenza, arriveranno a pensare a te come a un leader simpatico ed efficace che rispetta le sue capacità e le sue esigenze.

La delega non riguarda l'abbaiare gli ordini e sperare che il tuo personale si metta in riga. Il lavoro di un manager è quello di ottenere il meglio da chi è sotto la loro supervisione e, così facendo, massimizzando produttività e profitto ^[2].

Ecco un esempio di cattiva delega:Pubblicità

Un'attenta delega aiuta a identificare e capitalizzare i punti di forza e di debolezza unici dei membri del team. La delega aumenta anche il coinvolgimento dei dipendenti in quanto dimostra che i manager sono interessati ad attingere ai loro talenti.^[3]

Perché le persone temono di delegare i compiti?

La delega aumenta la produttività, ma non tutti i manager sono disposti o in grado di delegare.^[4]Come mai? Ecco alcuni motivi comuni:

• Si risentono dell'idea che qualcun altro possa ottenere il credito per un progetto.
• Sono disposti a delegare in linea di principio, ma temono che il loro team non sarà in grado di gestire maggiori responsabilità.
• Sospettano che il loro personale sia già oberato di lavoro e si sentono riluttanti ad aumentare il loro carico.
• Sospettano che sia più semplice e veloce svolgere un compito da soli.
• A loro non piace l'idea di lasciar andare i compiti che amano svolgere.
• Temono che se delegano la responsabilità, il loro stesso manager concluderà che non possono gestire il loro carico di lavoro.

La differenza tra delega e allocazione

La maggior parte delle persone pensa che delega e allocazione siano sinonimi, ma c'è un'importante distinzione da fare tra i due.^[5]

Quando assegni un compito, stai semplicemente istruendo un subordinato a svolgere un'azione specifica. Dici loro cosa fare e loro lo fanno: è così semplice.

D'altra parte, la delega implica il trasferimento di parte del proprio lavoro a un'altra persona. Non ricevono solo una serie di istruzioni.La parte importante è che sono collocati in un ruolo che richiede che prendano decisioni e siano ritenuti responsabili per il completamento dell'attività.^[6]

Come delegare le attività in modo efficace

Quindi qual è il modo migliore per delegare il lavoro in modo da poter combattere la paura della delega, costruire un team efficiente e lavorare più velocemente? Ecco una guida passo passo:

1. Sapere quando delegare

Comprendendo quanto controllo è necessario mantenere su una situazione, è possibile determinare la migliore strategia per responsabilizzare i lavoratori. Esistono 7 livelli di delega che offrono ai lavoratori diversi gradi di responsabilità.Pubblicità

Questo breve video spiega questi livelli e offre esempi di quando è appropriato utilizzarli:

La delega avviene lungo uno spettro. Il livello più basso di delega si verifica quando dici ad altre persone cosa fare. Offre poche opportunità ai dipendenti di provare nuovi approcci. La forma di delega più potente si verifica quando sei in grado di cedere la maggior parte del tuo controllo sul progetto al dipendente.

Saper delegare il lavoro ti aiuta a capire come connettere le persone con compiti che sfruttano al meglio i loro talenti. Se fatto correttamente, garantisce il miglior risultato finale.^[7]

Quando decidi come delegare il lavoro, poni le seguenti domande:

• Devi essere tu a capo di questo compito, o qualcun altro può farcela?
• Questo richiede la tua attenzione per avere successo?
• Questo lavoro aiuterà un dipendente a sviluppare le proprie capacità?
• Hai tempo per insegnare a qualcuno come fare questo lavoro?
• Ti aspetti che compiti di questa natura si ripetano in futuro?

2. Identifica la persona migliore per il lavoro

Devi passare il testimone al membro giusto del team affinché la delega funzioni. Il tuo obiettivo è creare una situazione in cui tu, la tua azienda e il dipendente vivete un'esperienza positiva.

Pensa alle capacità dei membri del team, alla volontà di apprendere e ai loro stili e interessi di lavoro.La persona da te delegata potrà svolgere il lavoro in modo più efficacese sono capaci, allenabili e interessati. Quando possibile, dai a un dipendente la possibilità di sfruttare i suoi punti di forza.

I lavoratori inesperti potrebbero aver bisogno di più guida rispetto ai veterani stagionati. Se non hai il tempo di preparare il nuovo dipendente per il successo, non è giusto delegare a loro.

Devi anche considerare quanto sono impegnati i tuoi dipendenti. L'ultima cosa che vuoi fare è sopraffare qualcuno dandogli troppe responsabilità.Pubblicità

3. Racconta e vendi per ottenere il buy-in dei membri

Dopo aver trovato la persona perfetta per il lavoro, devi ancora convincerla ad assumersi la nuova responsabilità. Fagli sapere perché li hai scelti per il lavoro.^[8]Quando mostri agli altri che sostieni la loro crescita, si costruisce una cultura di fiducia. I dipendenti che vedono i compiti delegati come opportunità hanno maggiori probabilità di essere investiti nel risultato.

Quando lavori con nuovi dipendenti, esprimi la tua disponibilità a fornire supporto e feedback continui. Per i dipendenti esperti, prendi in considerazione i loro pensieri ed esperienze.

4. Sii chiaro e specifico sul lavoro

È fondamentale spiegare ai dipendenti perché il progetto è necessario, cosa ti aspetti da loro e quando è dovuto.^[9]Se sanno cosa ti aspetti, saranno più propensi a consegnare.

Impostando aspettative chiare, li aiuti a pianificare come svolgere il compito. Imposta le pietre miliari del progetto in modo da poter controllare i progressi senza microgestione. Se il tuo dipendente ha difficoltà a raggiungere un traguardo, ha ancora tempo per correggere la rotta prima che il prodotto finale sia dovuto.

Questo tipo di responsabilità è comunemente usato nelle università. Se gli studenti conoscono solo la data di scadenza e i requisiti di base per completare i principali documenti di ricerca, potrebbero rimandare il lavoro fino all'undicesima ora. Molti programmi richiedono agli studenti di incontrare settimanalmente i consulenti per ottenere una guida, indirizzare la struttura e risolvere i nodi nei loro metodi prima delle scadenze. Queste misure consentono agli studenti di avere successo dando loro lo spazio per produrre un ottimo lavoro.

5. Sostieni i tuoi dipendenti

Per vedere i migliori risultati possibili della delega, i tuoi subordinati hanno bisogno di risorse e supporto da parte tua. Connettili con formazione e materiali per sviluppare competenze che non hanno già.^[10]

Potrebbe essere necessario più tempo in anticipo per rendere disponibili le risorse, ma risparmierai tempo facendo il lavoro correttamente. Per le attività ricorrenti, questa formazione ripaga ripetutamente.

A volte i dipendenti hanno bisogno di aiuto per vedere cosa stanno facendo bene e come possono migliorare. Dare e ricevere feedback è una parte essenziale della delega dei compiti. Questo è anche un buon modo per monitorare i compiti delegati come leader. Mentre puoi tenere traccia dell'avanzamento delle attività, non lo sei microgestioneman gli impiegati.Pubblicità

Durante tutto il progetto, chiedi periodicamente ai tuoi dipendenti se hanno bisogno di supporto o chiarimenti. Metti in chiaro che ti fidi di loro per fare il lavoro e vuoi creare uno spazio per loro per porre domande e offrire feedback. Questo feedback ti aiuterà a perfezionare il modo in cui deleghi il lavoro.

6. Mostra il tuo apprezzamento

Durante i check-in periodici, riconosci le vittorie che hai visto finora sul progetto. Riconosci che i tuoi dipendenti stanno facendo progressi verso l'obiettivo. Il principio del progresso spiega quanto sia importante celebrare le piccole vittorie per mantenere motivati ​​i dipendenti.^[undici]I lavoratori saranno più efficaci e dedicati se sanno che noti i loro sforzi.

Riconoscere i dipendenti quando fanno bene li aiuta a capire la qualità del lavoro che ti aspetti. Li rende più propensi a voler lavorare di nuovo con te su progetti futuri.

Linea di fondo

Ora che sai esattamente cosa significa delegare e le tecniche per delegare il lavoro in modo efficiente, sei in un'ottima posizione per semplificare le tue attività e aumentare la produttività del tuo team.

Delegare significa concedere autonomia e autorità a qualcun altro, alleggerendo così il proprio carico di lavoro e costruendo un team a tutto tondo e ben utilizzato.

Le abilità di delega possono sembrare complicate o spaventose, ma con il tempo diventano molto più facili. Inizia in piccolo delegando un paio di decisioni ai membri del tuo team nelle prossime settimane o due.

Altri suggerimenti per una leadership produttiva

• Delegare il lavoro: cosa delegare e cosa no?
• 10 modi per migliorare le capacità di gestione del team e aumentare le prestazioni
• Leadership vs Management: uno è migliore dell'altro?

Credito fotografico in primo piano: CoWomen tramite unsplash.com

Riferimento