Se visiti regolarmente Lifehack, sono sicuro che hai notato la serie Getting Things Done che è stata presentata qui di recente. Nelle ultime settimane ho discusso della metodologia stessa e di come utilizzarla nei tuoi sforzi quotidiani (sia di lavoro che di progetti personali).

Quello che non ho fatto, tuttavia, è indicarti strumenti specifici che puoi utilizzare per semplificarti la vita in GTD. Bene, questo è esattamente quello che farò oggi.

Permettetemi solo di ricordarvi che ci sono 7 elementi principali di GTD: Elenco progetti, Elenco attività successive, Elenco futuro/forse, Calendario, Elenco in attesa, File di risorse e l'elemento intangibile: fiducia.

Ognuno di questi può essere gestito utilizzando gli strumenti più semplici possibili: carta e penna. Ma dal momento che viviamo nel 21° secolo, probabilmente non è il modo più efficace per aggirare alcune persone.

Quello che segue è un elenco di ottimi strumenti che sono compatibili con GTD fin dall'inizio o che possono essere facilmente regolati per adattarsi al modo di lavorare di GTD.

La tua casella di posta

Come ho detto in uno dei post della serie GTD ( Your Daily Graph of Activity ), la maggior parte delle persone di solito inizia il proprio lavoro nella propria casella di posta.

Queste caselle di posta non devono essere vere e proprie caselle di posta (e-mail o caselle di posta tradizionali). Come definito in GTD, una casella di posta è semplicemente il luogo in cui atterrano tutte le cose in arrivo. Questo ci offre molte possibilità per quanto riguarda gli strumenti o il software effettivi che vogliamo utilizzare per le nostre caselle di posta.

Alcuni strumenti e software che tendono a funzionare meglio sono:Pubblicità

1. Ogni software di posta elettronica

Questo è ovvio, ma le soluzioni più semplici sono spesso le migliori. Il tuo software di posta elettronica (indipendentemente da ciò che usi) è impostato perfettamente per essere utilizzato come casella di posta per alcune cose in arrivo perché ... beh, ha semplicemente una casella di posta al suo interno - e ogni email che ricevi sta aspettando che tu la legga .

Una cosa importante da ricordare, tuttavia, è che quando si tratta di nuove e-mail è necessario agire immediatamente su di esse.

Ma cosa fare quando si incontra una nuova richiesta che non è stata inviata via email? È qui che entrano in gioco altri strumenti.

2. Ricorda il latte

Ricorda il latte(o RTM) è un ottimo strumento e ha molte più applicazioni GTD che agire come una casella di posta.

Prima di tutto, RTM è essenzialmente un'applicazione per la lista delle cose da fare. È disponibile online (per tutti i sistemi operativi) e ha anche molte versioni per altre piattaforme (iPhone, iPad, Android).

Tuttavia, chiamarla semplicemente un'applicazione per la lista delle cose da fare è un eufemismo. Può essere utilizzato per qualsiasi tipo di attività in cui gli elenchi di cose tornano utili.

Ad esempio, poiché esiste una versione per iPhone, puoi usarla come lista della spesa quando fai la spesa o come un semplice blocco note che puoi usare in viaggio in modo che nessuna idea brillante ti sfugga di mente. Oppure puoi usarlo come casella di posta aggiuntiva. Ogni volta che ti imbatti in una nuova richiesta che non è stata inviata via e-mail, puoi inserirla in un elenco separato all'interno di RTM (preferibilmente una casella di posta denominata).Pubblicità

Tornando a RTM stesso. Lo strumento è molto facile da usare. Supporta più elenchi, quattro livelli di priorità, tag, molti tasti rapidi (rendono il lavoro con RTM fulmineo una volta che ci si impara), feed RSS, feed iCal, promemoria e altro ancora.

Elenco progetti

Spesso l'elenco dei progetti è un pezzo piuttosto ampio di immobili GTD ... per così dire. Deve essere perfettamente organizzato in modo che ogni progetto sia facile da comprendere e facile da lavorare.

Per me, c'è solo un modo per farlo correttamente: usare le mappe mentali.

Solo per ricordarti (per gentile concessione di Wikipedia), a la mappa mentale è un diagramma utilizzato per rappresentare parole, idee, attività o altri elementi collegati e disposti attorno a una parola chiave o idea centrale. O in parole povere: è il modo migliore per dare ai tuoi pensieri una forma fisica (in questo caso, creare una rappresentazione digitale dei tuoi pensieri).

La maggior parte dei progetti è solo semi-organizzata attorno a molti pensieri diversi che hanno un senso tutti insieme, ma sono difficili da inserire in un elenco tradizionale o in un documento di testo. Le mappe mentali, tuttavia, possono gestire una situazione del genere eccezionalmente bene. Questo è il motivo per cui le mappe mentali sono perfette per gestire la tua lista di progetti.

3. Mente libera

Quando si tratta di mappare la mente in modo digitale (su un computer), ci sono molti strumenti che possono renderlo possibile. Tuttavia, ce n'è uno che vale davvero la pena provare. È chiamato Mente libera .

Il nome suggerisce abbastanza bene che lo strumento è gratuito, e questa è una buona cosa. Ma ci sono altre buone notizie: sono disponibili versioni per le piattaforme e i sistemi operativi più popolari. Non solo, ma puoi anche scaricare i binari (FreeMind è un vero progetto open source).

Ma la notizia migliore è questa: FreeMind è lo strumento più facile da usare, più veloce e più piccolo (in termini di memoria e spazio su disco utilizzato) disponibile. In sostanza, questo è il miglior strumento disponibile per la mappatura mentale.Pubblicità

( Se preferisci gli strumenti online per gestire i file locali sul tuo computer, puoi dare un'occhiata MindMeister . Sembra anche abbastanza impressionante. Fornisce tutte le funzionalità importanti per la mappatura mentale e ha molte cose aggiuntive, come la possibilità di includere allegati, immagini, PDF e altri file. Ma non è gratuito. Il piano meno costoso disponibile è $ 4,99 al mese.)

Elenco attività successive, elenco futuro/forse, elenco in attesa

I tuoi elenchi, con l'elenco delle attività successive in testa, sono i luoghi in cui trascorri la maggior parte del tempo quando lavori con GTD. Pertanto, devono essere facilmente accessibili e facili da lavorare. Anche essere in grado di accedervi online da ogni computer e sistema operativo è una bella cosa.

Qui è dove Ricorda il latte entra in gioco ancora una volta. Ho descritto RTM in dettaglio in precedenza in questo post, quindi sono sicuro che ne vedrai il valore quando si tratta di lavorare con tutti i tipi di elenchi.

Un ulteriore vantaggio dell'utilizzo di un solo strumento per tutti i tuoi elenchi è che non devi giocare con miriadi di nomi di accesso diversi e file locali. Il modo più efficace per aggirare il problema è concentrarsi sempre su un numero minimo di strumenti e adattarli alle proprie abitudini di lavoro.

Calendario

Questo è semplice, e sono sicuro che puoi vederlo arrivare...

4. Google Calendar

Non credo di doverti convincere del perché Google Calendar è grande. Sono sicuro che ti sei già registrato (o per uno strumento/soluzione simile).

Le caratteristiche più importanti di uno strumento calendario GTD sono:

• Disponibile da qualsiasi computer (con accesso a Internet)
• Supporta i promemoria
• Supporta più calendari per un singolo utente
• Supporta la condivisione di eventi con altri utenti
• Supporta eventi in corso

E Google Calendar li copre tutti. Inoltre, ci sono molte app disponibili per ogni piattaforma mobile.Pubblicità

File di risorse/riferimento

L'unica difficoltà con i file di risorse è che devono essere abbastanza ben organizzati, accessibili e preferibilmente disponibili da qualsiasi computer con accesso a Internet.

Questo può essere fatto implementando due cose.

1. Innanzitutto, crea una directory/cartella da qualche parte sul disco rigido del tuo computer. Questa directory conterrà tutte le tue risorse, cose che potrebbero tornare utili come riferimento quando lavori sui tuoi progetti. È tuo compito organizzare bene questa directory e renderla il più facile da comprendere possibile.
2. Quindi, collegalo a Dropbox.

5. Casella personale

Dropbox è uno strumento che ti consente di sincronizzare i tuoi dati tra più dispositivi che utilizzi, ma è anche ottimo per accedere ai tuoi contenuti online direttamente tramite il sito Web di Dropbox.

Tutto ciò lo rende perfetto per agire come una base di file di riferimento GTD. Non solo puoi sincronizzare i tuoi file su ogni macchina che usi, ma ottieni anche un backup online in modo da poter smettere di preoccuparti che le tue cose scompaiano durante la notte dopo un malfunzionamento del disco rigido.

Se stai solo utilizzando Dropbox per archiviare i dati più essenziali, puoi utilizzare il loro piano gratuito (fino a 2 GB di spazio su disco disponibile, anche se puoi ottenere più spazio invitando altri al servizio). Successivamente puoi facilmente aggiornare il tuo account a 50 dic , dove ricevi 50 GB per un modesto pagamento di $ 9,99 al mese.

Conclusione

Come puoi vedere, hai solo bisogno di 5 strumenti per implementare completamente GTD nella tua vita. (A proposito, ogni software di posta elettronica conta come uno.) E questo è un bene perché meno strumenti usi, più facile è tenere insieme il tuo gioco e farli funzionare per te. Se inizi a utilizzare troppi strumenti, questi diventano un peso anziché un potenziamento dell'efficacia e della produttività.

Quali strumenti utilizzi come parte del tuo approccio GTD? Si prega di condividerli nei commenti qui sotto.

(Diritti d'autore della foto: Set sporco di attrezzi manuali tramite Shutterstock) Pubblicità