12 SFIDE CHE GLI ASSISTENTI AMMINISTRATIVI DEVONO AFFRONTARE

Le posizioni di assistente amministrativo si trovano in quasi tutti i settori. Che si tratti di finanza, estrazione mineraria, legale, cinematografica e/o vendita al dettaglio, questa posizione può essere estremamente impegnativa e merita sicuramente un riconoscimento. Alcuni potrebbero credere che essere un assistente amministrativo sia facile. Non è così, gli assistenti amministrativi lavorano molto duramente. Sono individui istruiti, che hanno personalità affascinanti e possono fare praticamente qualsiasi cosa.

1. Possono essere costretti a trattare con personalità difficili

La maggior parte degli assistenti amministrativi ha avuto a che fare con molte personalità che entrano ed escono dagli uffici. Generalmente queste persone saranno simpatiche, mentre altre faranno ticchettare bombe a orologeria palpitanti di rabbia compressa, pronte a scatenarsi sull'educato assistente amministrativo.

Quando si ha a che fare con una personalità difficile, lo staff amministrativo di solito ha un fascino spiritoso su di loro. Possono aiutare l'individuo accaldato a calmarsi e ad acquisire nuovamente fiducia nell'azienda, fornendo fiducia e rassicurando l'individuo arrabbiato che tutto si risolverà il prima possibile.

2. Possono essere visti come qualcuno di minore importanza

In qualche modo, la posizione di assistente amministrativo è stata classificata come posizione di partenza per la maggior parte delle aziende. Quello che la maggior parte delle persone non capisce è che essere un assistente amministrativo è una carriera professionale in cui le persone possono eccellere.

Gli assistenti amministrativi sono così orgogliosi delle loro carriere, delle loro conoscenze e della loro umiltà, che è facile per loro ignorare chiunque metta in dubbio il loro piano di avanzamento di carriera. Sanno quanto sia importante il loro ruolo e come portano crescita all'azienda per cui lavorano.

3. Ci si può aspettare che ripuliscano dopo tutti

Penseresti che con un ufficio pieno di adulti adulti, le persone saprebbero come ripulire se stesse. Il personale amministrativo sa che il proprio lavoro richiede molti compiti educativi, ma sa anche di avere un problema quando iniziano a trovare bucce di banana lasciate a marcire sul pavimento della sala riunioni.Pubblicità

Gli assistenti amministrativi si occupano dei colleghi disordinati semplicemente posizionando poster e cartelli che riflettono l'igiene del posto di lavoro non etica del loro collega. Potrebbero non chiamare sempre direttamente un individuo, ma il messaggio è chiaro, i piatti sporchi lasciati sul bancone della cucina e gli involucri di caramelle sul pavimento non saranno tollerati.

4. Ci si può aspettare che risolvano qualsiasi cosa

Sapevi che anche gli assistenti amministrativi sono tecnici informatici? Ci si aspetta che risolvano i problemi di Internet, colleghino i dipendenti alle stampanti di rete, aiutino con il software e poi tornino ad archiviare documenti e a rispondere a più linee telefoniche. Per non parlare del numero di volte in cui hanno dovuto trascinare i sacchi della spazzatura che perdevano nel cassonetto, cambiare le bottiglie di toner che esplodevano nella fotocopiatrice, riempire penne e tamponi di inchiostro vuoti, estrarre vecchie scatole da banchiere dal deposito polveroso e altro ancora.

Gli assistenti amministrativi non sono idraulici, elettricisti o tecnici certificati di alcun tipo. Tuttavia, trovano un modo per risolvere il problema con le loro incredibili capacità di problem solving e abilità fisiche.

5. Ci si può aspettare che sappiano tutto, anche quando non sono inclusi in riunioni e conversazioni private

Ci sono riunioni e teleconferenze tutto il giorno, in cui non sono inclusi. Tuttavia, ci si aspetta che sappiano cosa sta succedendo in ogni momento.

Nonostante la loro incapacità di prendere decisioni esecutive, conoscono più informazioni rispetto al tipico dipendente. Sono un hub di informazioni. Questo perché hanno imparato l'atto di lasciar cadere facilmente, porre le domande giuste e mettere insieme frammenti di informazioni per ottenere le risposte giuste. Fondamentalmente, sono tutti detective.

6. Possono essere incolpati di tutto ciò che va storto

Potrebbero non essere i responsabili delle decisioni, ma quando tutto va storto, tutte le dita indicano loro come il colpevole, o almeno è loro responsabilità risolvere il problema.Pubblicità

Per evitare di essere accusati o incolpati di qualcosa, gli assistenti amministrativi registrano la loro giornata lavorativa. Scrivono tutto e creano una traccia cartacea sistematica per se stessi per coprire il loro programma dall'inizio alla fine, solo in caso di singhiozzo imprevisto.

7. Ci si può aspettare che siano sempre disponibili

A volte, gli assistenti amministrativi mangiano mentre lavorano. Possono essere a metà del loro pranzo quando vengono avvicinati da un collega in merito a un incontro imminente, a una connessione Internet interrotta o persino a un bagno allagato.

Sapere quando tracciare il limite è metà della battaglia, perché alcuni colleghi possono far sembrare una situazione molto più urgente di quanto non sia in realtà. A proprio vantaggio, gli assistenti amministrativi imparano a formulare chiamate di giudizio in base alla situazione a portata di mano. Accetteranno sempre di affrontare il problema, ma a volte decidono che dopo pranzo funziona meglio per loro.

8. Possono avere la loro scrivania usata come stazione di scarico

Amano la sensazione di lasciare un'enorme ammaccatura nel loro mucchio di lavoro, ma se si allontanano solo per un momento, saranno sicuramente accolti da ulteriori scartoffie nella loro casella di posta.

Per stare al passo con il lavoro in entrata costante, ordinano e gestiscono tutto in categorie e quindi danno loro la priorità. Gli assistenti amministrativi sono estremamente organizzati e sanno come mantenere un flusso di lavoro produttivo per gestire grandi carichi di lavoro.

9. Non possono avere privacy

Essere l'assistente di quasi tutti significa che la loro scrivania è gratuita per tutti coloro con cui lavorano. Sono il custode di chiavi, password, cancelleria, forniture e il grande cassetto delle caramelle.Pubblicità

Per mantenere il loro spazio per sé stessi, sviluppano case per tutte le proprietà aziendali al di fuori della loro bolla personale. Tutto ciò che è personale viene tenuto lontano in un angolo opposto come chiavi della macchina, portafoglio e cellulare.

10. Possono mancare di attività fisica

Un giorno, ci sono troppe e-mail e troppe scartoffie che si accumulano nella loro casella di posta per persino andarsene. A volte, possono persino sacrificare una pausa o un pranzo per completare un lavoro.

Gli assistenti amministrativi hanno una grande etica del lavoro: possono facilmente svolgere più compiti e lavorare di più per trovare tempo extra durante la giornata per una passeggiata rinfrescante all'aperto.

11. A volte possono essere il bersaglio delle battute in ufficio

Quando gli assistenti amministrativi commettono un errore, cosa che può succedere, a volte sono il bersaglio di tutte le battute per il resto della giornata.

Per affrontare la presa in giro, si limitano a entrare in sintonia con tutti gli altri e ridono dei propri errori. Sanno che essere in grado di ammettere i propri difetti e imparare da loro è un segno di grande leadership.

12. Possono essere sottopagati e sentirsi non apprezzati

Lo stato di una posizione di assistente amministrativo è discutibile a seconda del punto di vista da cui si guarda. Con il carico di lavoro di un centinaio di persone, a volte vengono pagate come se fossero in fondo al totem.Pubblicità

A volte i loro datori di lavoro sono così occupati che lo staff amministrativo deve sollevare il fatto che un aumento dovrebbe essere affrontato. A volte i datori di lavoro dimenticano quanto hanno fatto i loro assistenti amministrativi per l'azienda e dovrebbero essere apprezzati regolarmente.