Non sei solo tu: siamo tutti più occupati di prima. Al giorno d'oggi, svolgere qualsiasi compito in modo efficiente in termini di tempo sembra impossibile.

Che tu sia una mamma che lavora, uno studente universitario o un piccolo imprenditore, gestire il tuo tempo può essere difficile. Tra lezioni, riunioni, appuntamenti dal dottore ed eventi doposcuola per bambini, come si fa a trovare il tempo per l'esercizio o, il cielo non voglia, per divertirsi?

Abbiamo tutti 24 ore al giorno. Quindi, come fanno alcune persone a sbrigare i loro compiti mentre il resto di noi vacilla? Hanno imparato a essere efficienti ed efficaci in termini di tempo.

Sommario

1. Cosa significa essere efficienti in termini di tempo?
2. Efficace contro efficiente
3. 6 modi per risparmiare tempo
4. Linea di fondo
5. Maggiori informazioni sulla gestione del tempo

Cosa significa essere efficienti in termini di tempo?

Merriam-Webster definisce efficiente come Capace di produrre i risultati desiderati con poco o nessun spreco (di tempo o di materiale).^[1]Ma cosa significa essere effettivamente efficienti nel modo in cui trascorri le tue giornate?

Essere efficienti in termini di tempo significa negoziare le circostanze di ogni giorno assicurandosi di avere abbastanza tempo per cose non negoziabili come il sonno e la cura di sé. Efficienza non significa sempre sedersi a una scrivania la mattina, snellire una lista di cose da fare e lasciare l'ufficio entro le 17:00. Efficienza significa fare del proprio meglio, nonostante i fattori interni ed esterni, lasciando tutto il tempo per prendersi cura di se stessi.

Inizio le mie giornate di lavoro scrivendo i miei risultati. Inevitabilmente, però, vengo coinvolto in un incontro inaspettato o in una chiamata di investitori. Sì, potrei stare sveglio tutta la notte a fare il lavoro per rispettare le mie scadenze, ma se lo facessi, sarei troppo stanco il giorno dopo per fare qualcosa. Questo è essere efficace, non efficiente.

Per essere efficiente, potrei dividere il lavoro con un collega o completare metà dell'incarico e richiedere una proroga.

Quando ti destreggi tra lavoro, genitorialità e vita sociale, devi ottimizzare continuamente le tue giornate e ritenerti responsabile. Ma, naturalmente, devi anche essere efficace.Pubblicità

Efficace contro efficiente

In poche parole, essere efficaci significa raggiungere un risultato specifico; essere efficienti significa raggiungere quel risultato senza perdere tempo o fatica . In teoria, devi essere efficiente in termini di tempo per essere efficace, ma non è sempre così.

Guardala in questo modo: hai un'attività da completare che dovrebbe richiedere un'ora. Ma tra distrazioni come Internet e le chiacchiere in ufficio, quell'attività finisce per richiedere quattro ore. Hai raggiunto il tuo obiettivo finale, quindi sei stato efficace, ma non sei stato efficiente perché ci è voluto molto più tempo del dovuto.

Se hai un lavoro che ti tiene un tetto sopra la testa e il cibo sulla tua tavola, significa che sei abbastanza efficace sul lavoro per ottenere uno stipendio mensile. Tuttavia, il tuo stipendio probabilmente non riflette quanto tempo trascorri sui social media ogni periodo di paga.

L'eccezione sono imprenditori e liberi professionisti. Per fare più soldi, le persone che possiedono un'impresa devono essere sia efficaci che efficienti.

6 modi per risparmiare tempo

L'efficacia è un sottoprodotto dell'efficienza. Sebbene sia sicuro affermare che la maggior parte degli imprenditori è efficiente, è un'abilità che richiede pratica.

Anche se non stai cercando di gestire un'attività redditizia, puoi comunque trarre vantaggio operando come fanno i leader aziendali di successo.

1. Stabilisci obiettivi misurabili

Sebbene ogni imprenditore abbia il proprio metodo, gli esperti di produttività suggeriscono di impostare Obiettivi SMART . Gli obiettivi specifici, misurabili, raggiungibili, realistici e dipendenti dal tempo promuovono sia l'efficienza che l'efficacia: non solo possono essere realisticamente raggiunti, ma i progressi verso di essi possono essere verificati quantitativamente^[2].

Puoi saperne di più sugli obiettivi SMART con il seguente video:Pubblicità

Supponi di voler guadagnare $ 100.000 a trimestre. Potresti impostare traguardi settimanali di $ 8.000, rendendo l'obiettivo più gestibile e dandoti un cuscino nel caso in cui non riuscissi a raggiungere una settimana.

Stabilire degli obiettivi ti aiuta a risparmiare tempo perché concentra le tue energie su ciò che desideri. Ciò, a sua volta, migliora la tua capacità di raggiungere quegli obiettivi.

2. Comunica alle tue condizioni

Che si tratti della pianificazione dei pasti o dello sviluppo del prodotto, la maggior parte dei progetti richiede un team. Tuttavia, ciò non significa che devi aggiornare la tua email ogni cinque minuti per gli aggiornamenti. I professionisti che lavorano sprecano in media 21 minuti al giorno semplicemente controllando eccessivamente le loro caselle di posta^[3]. In quattro settimane lavorative, sono quasi 7 ore al mese che potresti recuperare.

Gli imprenditori, in particolare, devono stare attenti con la posta elettronica. I messaggi degli investitori potrebbero meritare una risposta rapida, ad esempio. Tuttavia, è davvero importante quanto velocemente hai letto l'e-mail di benvenuto dei dipendenti su cui sei stato copiato?

Se un dipendente ha bisogno di qualcosa immediatamente, chiedigli di chiamarti o di passare dal tuo ufficio. Stabilisci un orario e dedica una o due ore alla settimana a spulciando tutta la tua casella di posta per assicurarti di non perdere qualcosa di cruciale.

3. Predefinito su Trust

Anche se non lavori con una squadra, dipendi comunque dagli altri. Quando io e mia moglie abbiamo aggiunto una lavanderia al piano di sopra della nostra casa, ho dovuto fidarmi degli appaltatori per fare il loro lavoro. Ho dovuto fidarmi di mia moglie per rispondere a tutti quelli Dove lo vuoi? domande che inevitabilmente si sono presentate.

Se non fossi stato inadempiente a fidarmi, avrei rallentato il progetto e forse anche scartato del tutto.

Impara a fidarti degli altri nello stesso modo in cui faresti con il tuo partner romantico. Sii chiaro sulle tue intenzioni. Assicurati che le tue azioni corrispondano alle tue parole e presumi che anche gli altri lo facciano.Pubblicità

Sii sincero nel modo in cui comunichi. Soprattutto, accetta che gli altri siano individui unici. Non tutti lavorano o comunicano allo stesso modo, e va bene così.

4. Fai pause regolari

Più tempo dedichi a un progetto, più velocemente lo realizzi, giusto? Non necessariamente.

La ricerca suggerisce che i lavoratori più produttivi ed efficienti in termini di tempo si prendono effettivamente il maggior numero di pause. Uno studio del Gruppo Draugiem ha mostrato che il ritmo di lavoro ideale è in realtà di 52 minuti seguiti da una pausa di 17 minuti^[4]. Sebbene lo studio non abbia esaminato altri tipi di lavoro, è una scommessa equa che le interruzioni promuovono l'efficienza su tutta la linea.

Imposta un timer per ricordarti di fare una pausa ogni ora. Se intervalli più brevi sono più appropriati per il tuo compito, prova il Pomodoro Technique . Lavora per 25 minuti, poi fai qualcos'altro per i successivi cinque^[5]. Non solo farai di più, ma sarai meno stressato per l'avvio.

5. Usa le tue risorse

Non molto tempo fa, ho dovuto tagliare alcuni alberi nel mio giardino per proteggere la mia casa. Avrei potuto estrarre la sega ad arco e passare l'ora successiva a farmi strada lentamente attraverso il bagagliaio, ma non l'ho fatto, perché avevo una motosega in garage. Una volta acceso, il lavoro sull'albero ha richiesto circa dieci minuti, lasciandomi tempo extra per altre attività.

Adotta lo stesso approccio al lavoro. Se hai bisogno di trasferire informazioni tra più finestre del browser sul tuo computer, puoi costantemente fare clic avanti e indietro tra più schede. Oppure potresti collegare il monitor di riserva che si trova in magazzino, il che ti aiuterebbe a lavorare più velocemente e a fare meno errori.

6. Sapere quando dire di no

I piccoli progetti hanno la cattiva abitudine di gonfiarsi in quelli più grandi. Se tutto ciò che intendi fare è falciare il tuo giardino, attieniti a quello. Non dire a te stesso (o lasciare che te lo dica qualcun altro) che devi anche tagliare i cespugli e strappare le erbacce.

Fai quello che vuoi e vai avanti. Questo è essere efficace oltre che efficiente in termini di tempo.Pubblicità

E se fosse un progetto di lavoro? Potresti non essere in grado di dire di no direttamente al tuo capo, ma puoi suggerire alternative. Se sei preoccupato che un'attività sia una perdita di tempo, butta fuori un'idea diversa.

Se davvero non hai tempo sul tuo calendario, chiedi a lui o lei di aiutarti a dare priorità al tuo elenco di progetti. Fallo bene e il tuo capo potrebbe ringraziarti per aver risparmiato tempo all'azienda.

Avere una piena comprensione della gestione del tempo è la chiave per sapere quando dire di no e quando qualcosa potrebbe avere senso per un investimento di tempo.

Scopri di più sull'arte di dire di no con Questo articolo.

Linea di fondo

La pianificazione è fondamentale. Che tu sia un imprenditore come me o un genitore casalingo, hai un lavoro da fare. Il lavoro stesso può essere diverso, ma il valore dell'efficienza e dell'efficacia del tempo no. Se vuoi avere successo e avere tempo da dedicare a te stesso, pensa prima di macinare la giornata.

Lavorare saggiamente è meglio che lavorare sodo. Imparare a fidarsi degli altri è più importante del risultato che sembra esattamente quello che avevi in ​​mente. L'efficienza e l'efficacia possono differire, ma entrambe si riducono a due cose: avere un piano e agire secondo necessità.

Maggiori informazioni sulla gestione del tempo

• 20 suggerimenti rapidi per la gestione del tempo per aumentare la tua produttività
• 10 modi pratici per migliorare le tue capacità di gestione del tempo
• Come essere produttivi sul lavoro: 9 regole di base

Credito fotografico in primo piano: Alex Presa tramite unsplash.com

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