L'incontro uno contro uno è uno strumento di gestione cruciale e spesso sottovalutato.

Non solo è un modo onesto per connettersi con i dipendenti e condividere con loro le informazioni necessarie, ma è anche un ottimo modo per ascoltare il loro feedback.

Ciò che è ancora più importante: l'incontro uno contro uno è un'opportunità per modellare l'esperienza e la percezione che i tuoi dipendenti hanno di te come capo. In molti casi, ciò che pensano di te e del tuo stile di gestione si rifletterà anche nella loro opinione sull'intera azienda o organizzazione che rappresenti.

L'esecuzione di incontri uno contro uno efficaci dovrebbe essere una priorità per te in qualità di manager o team leader. Gli 11 suggerimenti illustrati in questo articolo ti aiuteranno a sfruttare al meglio questo momento cruciale.

1. Entra nella giusta mentalità

Una corretta sessione individuale inizia già prima dell'incontro mentre prepari i tuoi appunti e il tuo atteggiamento per questo.

Vedere l'incontro uno contro uno come una distrazione sgradita nella tua giornata impegnativa non ti porterà lontano.

Invece, prenditi qualche momento per liberare la mente e concentrarti sulla persona che stai per incontrare.

Inizia rivedendo i tuoi appunti dal precedente faccia a faccia con quel dipendente, dai un'occhiata alle loro ultime statistiche sulle prestazioni, segna eventuali reclami o lodi che hai ricevuto su di loro.

2. Rendi gli incontri uno contro uno una cosa normale

La frequenza dei tuoi incontri individuali dipende in gran parte dalle dimensioni della tua azienda e dal tuo stile di gestione. Alcune fonti affermano che tali incontri dovrebbero essere settimanali, mentre altri affermano che un programma bisettimanale o mensile farebbe il trucco.

Una buona idea è impostare la prossima riunione ricorrente alla fine di ogni riunione corrente in modo che entrambe le parti possano pianificarla in anticipo.

Pensa alla frequenza e alla durata che non sembrerebbero eccessive per te o per i tuoi dipendenti, ma sarebbero comunque sufficienti per tenere tutti aggiornati e mantenere un contatto continuo.Pubblicità

I nuovi dipendenti dovrebbero avere incontri individuali più spesso, almeno una volta alla settimana o due settimane.

Le sessioni ricorrenti uno contro uno rendono la condivisione del feedback una routine e incoraggiano una cultura dell'onestà. Inoltre, le conversazioni personali regolari fanno sentire i dipendenti compresi, fidati e apprezzati all'interno dell'azienda, aumentando così la loro motivazione intrinseca.

3. Imposta un limite di tempo per le riunioni

Programma abbastanza tempo per queste conversazioni, ma non farle neanche troppo lunghe.Nessuno attenderà con impazienza incontri che perdono la concentrazione e si trascinano per sempre.

La durata ottimale di ogni sessione dipende anche dalla frequenza di questi incontri: ad esempio, se ci si incontra ogni settimana, potrebbe essere sufficiente una sessione di 30 minuti. Se ti incontri una volta ogni quindici giorni o al mese, 60 minuti potrebbero essere più efficaci.

Manager di successo come Andy Grove, co-fondatore ed ex CEO di Intel, hanno consigliato di fare incontri individuali che durino almeno un'ora:'

Niente di meno, nella mia esperienza, tende a costringere il subordinato a limitarsi a cose semplici che possono essere gestite rapidamente.

4. Crea un elenco di argomenti da discutere

Un piano o una struttura generale per l'incontro potrebbe aiutare a far andare avanti la conversazione, specialmente nei primi incontri. Tuttavia, non devi attenerti al piano, qualunque cosa accada. Consideralo piuttosto come un riferimento che può aiutare nel caso in cui la conversazione si blocchi o si allontani troppo dall'argomento.

Un'agenda della riunione può essere utile anche se il dipendente è introverso e difficilmente parlerà da solo.

Ad esempio, puoi preparare da tre a cinque argomenti che ti interessa maggiormente conoscere. Oppure puoi tenere un elenco di domande di fronte a te, ma ricorda di essere flessibile: non devi chiederle tutte se la conversazione scorre naturalmente.

Alcune idee per domande che potrebbero generare risposte approfondite:

• Quale parte della giornata ti senti più produttiva? Senti che avresti bisogno di un orario di lavoro diverso per migliorare il tuo benessere e la tua produttività?
• Quali sono i tuoi ultimi successi che ti rendono orgoglioso?
• Hai qualche suggerimento che potrebbe aiutarci a lavorare meglio come una squadra?
• C'è qualcuno nel team con cui trovi difficile lavorare? Potresti spiegare perché?
• Quale dei tuoi compiti ti tiene impegnato e ispirato? C'è un modo per rendere più coinvolgenti le tue attività quotidiane?
• Quali sono i principali colli di bottiglia nel tuo progetto attuale? Posso aiutare in qualche modo a spostarlo?
• Quali sono le cose che ti preoccupano nel tuo lavoro o nell'ambiente d'ufficio in generale? Ti sei mai sentito sottovalutato qui?
• Ti senti come se stessi imparando abbastanza al lavoro? Su quali aree vorresti saperne di più?
• Cosa posso fare per migliorare il mio stile di gestione o per supportarti meglio?
• Su quali progetti o attività saresti interessato a lavorare in seguito?

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L'ex CEO di Google, Eric Schmidt, era solito iniziare i suoi incontri individuali confrontando le sue liste con quelle che i suoi dipendenti dovevano preparare prima della riunione.^[1]Gli elementi trovati in entrambi gli elenchi hanno avuto la priorità perché erano probabilmente i problemi più urgenti.

5. Mantienilo casual e cambia l'impostazione

Se miri ad avere una conversazione onesta, rilassata e sincera con il tuo dipendente, pensa non solo alle tue parole e al linguaggio del corpo, ma anche all'atmosfera della riunione.

Il tuo obiettivo è essere professionale e produttivo, ma non necessariamente goffo o stantio.

Per prima cosa, trova un luogo rilassante per una conversazione privata. Mobili accoglienti, colori caldi, piante da ufficio o anche una vista diversa dalla finestra hanno il potenziale di suscitare nuove idee e suggerimenti. Ma non devi nemmeno restare in una sala riunioni: perché non fare una passeggiata o prendere un caffè in un bar vicino?

CEO del software di monitoraggio della produttività DeskTime, Artis Rozentals, ritiene che gli incontri uno contro uno dovrebbero svolgersi al di fuori dei soliti vincoli dell'ufficio:

Trovo l'opportunità di fare un pranzo più lungo uno contro uno con ciascuno dei membri del mio team per discutere di tutto in un'atmosfera informale.

Aggiunge che l'informalità non significa che l'incontro avvenga senza preparazione.

Prima dell'incontro, elaboro le domande e i dati di attualità e li condivido con il rispettivo dipendente, in modo che entrambi arriviamo preparati e abbiamo una conversazione fruttuosa.

6. Concentrati sul dipendente

Il dipendente dovrebbe essere l'obiettivo principale di conversazioni uno contro uno. Il famoso uomo d'affari e scrittore americano Ben Horowitz raccomanda che un manager parli solo per il 10% del tempo , lasciando il resto della conversazione al membro del team.

Ricorda: come persona nella posizione di potere, dovresti mettere da parte il tuo ego e supportare il tuo dipendente nel miglior modo possibile.

Idealmente, la conversazione scorrerà naturalmente intorno a ciò che conta per lui o lei. In caso contrario, poni domande aperte che potrebbero aiutarli a elaborare la loro posizione ed esprimere il loro feedback (vedi suggerimento n. 4).Pubblicità

7. Ascolta come dici sul serio

Il tuo compito non è solo quello di far parlare il tuo dipendente. È anche ascoltare – attivamente. Ciò significa che non ascolti solo per essere educato. In realtà stai cercando di capire e ricordare tutto ciò che viene condiviso.

Alcune tecniche di ascolto attivo:

• Rimani di mentalità aperta, fiducioso e ascolta la persona senza trarre conclusioni unilaterali.
• Mostra al dipendente che stai prestando attenzione e di tanto in tanto riassumi ciò che dice.
• Ricontrolla se hai capito bene alcune affermazioni per evitare malintesi (ad esempio, 'Ho capito bene che vorresti che il team di marketing si unisse a questo progetto per evitare ulteriori ritardi?').
• Sii ricettivo a tutto ciò che senti, anche alle critiche sulla tua azienda o sulle tue prestazioni.

8. Condividi informazioni rilevanti

Abbiamo già detto che il datore di lavoro dovrebbe parlare di meno e ascoltare di più. Tuttavia, se hai qualcosa di importante da dire e riguarda questo dipendente personalmente o professionalmente, l'incontro uno contro uno è il momento di dirlo.

Stai preparando un nuovo progetto o una nuova strategia che il dipendente dovrebbe conoscere? Stai testando alcune nuove tattiche di gestione e vorresti che fossero a bordo? I nuovi cambiamenti stanno per avere un impatto sull'azienda o sul tuo team in particolare?

Assicurati di tenere ogni dipendente al corrente per evitare che pettegolezzi e disinformazione si diffondano in ufficio. Se comunichi loro la notizia personalmente, si sentiranno anche più apprezzati e apprezzati.

9. Annota le note

Molto probabilmente, sei responsabile di più di uno o due dipendenti, quindi non dovresti fare affidamento sulla tua memoria per annotare tutti i punti importanti che ogni membro del team solleva.

Tuttavia, non è consigliabile scrivere note sul computer durante la riunione. Perché?

Avere un laptop aperto può essere facilmente interpretato come distratto e poco interessato alla conversazione.

Quindi dovrai prendi appunti alla vecchia maniera – scrivendoli su un quaderno, un diario o un pezzo di carta.

Prendere appunti consente al membro del tuo team di vedere che sei attivamente impegnato nella riunione e che i punti esposti verranno presi in considerazione. In altre parole, che questo non è solo uno spreco di tempo.

10. Parti con un compito o da asporto

Proprio come qualsiasi altra cosa relativa al business, gli incontri uno contro uno dovrebbero avere uno scopo e un risultato attuabile. In altre parole, assicurati che tu, il tuo dipendente o, idealmente, entrambi, ve ne andiate con un'azione o un'attività da completare.Pubblicità

Per consolidare questo, invia un'e-mail veloce dopo l'incontro uno contro uno, ripassando le cose principali che hai passato. Ciò assicurerà che entrambi siete sulla stessa pagina e consapevoli dei prossimi passi che ciascuna parte dovrebbe compiere.

Un'e-mail di riepilogo richiederà qualche minuto in più del tuo tempo, ma si rivelerà senza dubbio utile a lungo termine.

11. Non trascurare gli one-to-one con i tuoi lavoratori remoti

Oggi sempre più manager lavorano con un team composto in parte (o interamente) da lavoratori remoti. Se sei uno di loro, sappi questo:

Gli incontri uno contro uno sono ancora più critici quando si tratta del tuo team remoto.

Perché? Perché puoi sentire il sentimento del tuo team interno ogni giorno in ufficio. Allo stesso tempo, potresti non avere idea di come si sentono i tuoi dipendenti in outsourcing o remoti.

CEO della startup print on demand Printful , Davis Siksnans, gestisce un'azienda con 500 dipendenti in due continenti. Oltre ad avere riunioni trimestrali per tutti i dipendenti, richiede ai manager di avere regolari incontri individuali con ciascuno dei membri del loro team,^[Due]oltre alle revisioni semestrali delle prestazioni.

Egli sottolinea:

È un ottimo modo per dimostrare che i manager si preoccupano delle prestazioni e del benessere del dipendente. Vengono fuori argomenti che altrimenti non sarebbero in una discussione regolare, come il tipo di musica che viene suonata in ufficio, per esempio.

Santa Lice-Kruze, direttore delle risorse umane presso Printful Lettonia, è d'accordo con Davis e gli annunci:

Le conversazioni devono essere costruite su una base di trasparenza e fiducia reciproca. Questo è il momento di chiedere come sta la persona, sul suo equilibrio tra lavoro e vita privata, salute, attività fuori dal lavoro, ecc. Sicuramente devi chiedere se e come puoi aiutare con qualsiasi cosa.

Guarda faccia a faccia con i tuoi dipendenti

In qualità di manager, devi essere coerente in tutto ciò che fai e gli incontri uno contro uno non fanno eccezione. Non devono svolgersi ogni giorno o anche ogni settimana, ma devi impegnarti per loro ogni singola volta.Pubblicità

Ricorda: il tuo obiettivo principale è supportare le prestazioni dei tuoi dipendenti. Avere una chat personale regolare con ciascuna delle persone che ti riferiscono ti aiuterà a vedere un aumento del coinvolgimento dei dipendenti. E questo probabilmente porterà a una migliore cultura aziendale ea una maggiore produttività per l'intera azienda.

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