A volte individuare gli ostacoli alla comunicazione sul lavoro può essere abbastanza facile. Quando il problema di comunicazione non viene affrontato, potresti vederlo sotto forma di conflitto sul posto di lavoro o diminuzione della produttività. C'è una tendenza a problemi di comunicazione quando c'è poca trasparenza. E a volte questo può essere involontario.

L'eccellenza è fare le cose ordinarie straordinariamente bene. — John W. Gardner

Molte persone pensano di essere comunicatori efficaci perché sono andati a scuola o hanno una certa esperienza lavorativa, ma in realtà fanno ancora fatica a influenzare gli altri con il loro messaggio. Il risultato di una comunicazione inefficace è un'opportunità mancata, tempo perso e risorse sprecate, tutto perché non hanno avuto conversazioni ad alto impatto.^[1]

Potresti notare una serie di fattori che influenzano una comunicazione chiara, efficace e trasparente sul lavoro: caratteristiche personali, distanza fisica, il messaggio stesso, contesto, gergo utilizzato e cultura. Di seguito sono riportati 7 modi per garantire una comunicazione efficace sul lavoro in modo da poter creare un ambiente di lavoro efficiente, produttivo e inclusivo.

1. Conosci bene il tuo pubblico

Comprendere il tuo pubblico è essenziale per una comunicazione efficace sul lavoro. Questo vale per comunicazioni verbali e scritte, presentazioni, e-mail quotidiane, annunci a livello aziendale o per fornire aggiornamenti sullo stato dei progetti.

Il fatto che il tuo messaggio venga comunicato in modo efficace o ben accolto dipende dalla comprensione di ciò che interessa al tuo pubblico.

• A chi ti rivolgi con la tua comunicazione?
• Qual è l'intento del tuo messaggio?
• Cosa devono sapere?
• Cosa hai bisogno che facciano?
• Qual è il modo migliore per comunicare il messaggio al tuo pubblico?
• In che modo il tuo pubblico percepirà o interpreterà il messaggio?
• Come si sentirà, penserà e reagirà il tuo pubblico quando riceverà il tuo messaggio?

Per rispondere a queste domande, dovrai pianificare in anticipo, ricercare e osservare i comportamenti del tuo pubblico. Ad esempio, il tuo approccio alla comunicazione con il tuo team o i tuoi colleghi sarà probabilmente diverso da come comunichi al tuo leader perché questi gruppi hanno interessi diversi.

2. Cerca di capire la situazione e chiarisci

Prenditi del tempo per essere premuroso e intenzionale. Prima di comunicare al lavoro, è essenziale fare una pausa, capire la situazione, chiarire ed avere empatia. Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a comunicare in modo efficace sul lavoro:Pubblicità

Essere curioso . Poni domande aperte che iniziano con 'cosa' e 'come' per raccogliere informazioni. Le persone tenderanno ad essere più descrittive con le loro risposte. È quindi possibile porre domande di indagine aperte per ottenere più contesto. Più capisci, più è probabile che sarai in grado di personalizzare un messaggio adatto che risuoni con il tuo pubblico.

Impara come un bambino. Normalmente, i bambini non hanno alcuna conoscenza preliminare di ciò che stanno per imparare. C'è un senso di umiltà nel loro approccio all'apprendimento. Adotta lo stesso approccio quando ti metti nei panni del tuo pubblico mentre cerchi di capire la loro situazione. Sii aperto, pronto e disposto a vedere la prospettiva del tuo pubblico.

Controlla le tue ipotesi. La tua ampiezza di esperienza può offuscare le tue percezioni e giudizi. Sfida le nozioni preconcette sul tuo pubblico. Determina con chi devi parlare o quale ricerca devi condurre per verificare se le tue ipotesi sono vere. Assicurati di creare spazio per la comprensione prima di passare all'azione.

Sii inclusivo. Le persone vogliono appartenere, sentirsi incluse e apprezzate sul posto di lavoro. Sii premuroso per assicurarti che le idee di tutti vengano catturate. Ad esempio, se stai partecipando a una riunione per chiedere un input, assicurati che ci sia tempo sufficiente affinché tutti possano condividere la loro risposta. Se sei a corto di tempo, dichiara nella riunione che ti collegherai con loro in un secondo momento.

3. Ascolta su più livelli

La maggior parte delle persone non ascolta con l'intento di capire; ascoltano con l'intento di rispondere - Stephen R. Covey

Probabilmente hai familiarità con questi consigli di base per l'ascolto attivo . Tuttavia, quando ci sentiamo sopraffatti dal rispetto delle scadenze, dalla definizione delle priorità o dalla creazione, è facile utilizzare il pilota automatico e perdere i messaggi chiave che possono aiutarti a comunicare in modo efficace sul lavoro. Di seguito sono riportati i promemoria per continuare a esercitarsi:

Parafrasi. Conferma la tua comprensione del messaggio ripetendolo o riformulandolo con parole tue. Se ci sono discrepanze tra le parti, questo è il momento di fare chiarezza.

Sonda. Fai domande se ritieni che manchino informazioni di cui potresti aver bisogno.Pubblicità

Chiarire. Se non capisci completamente qualcosa, chiedi.

Ricordare. Cerca di ricordare i punti che sono importanti per il tuo pubblico. Queste informazioni possono essere utilizzate in futuro e mostrano al tuo pubblico che ti importava e che ascoltavi attivamente.

Essere un comunicatore efficace sul lavoro significa che devi essere in sintonia con le tue capacità di ascolto attivo. Ricordati di:

• Abbi empatia.
• Comprendi le percezioni degli altri, non solo le tue.
• Misura le tue emozioni e reazioni, e quelle degli altri.
• Conosci i tuoi valori e le tue convinzioni e quelle degli altri.
• Osserva i segnali di comunicazione non verbale come il linguaggio del corpo.

4. Rivedi come ricevi feedback

Il modo in cui ricevi feedback influisce sul modo in cui reagisci e sull'efficacia con cui comunichi alle altre parti. Essere aperti a feedback e critiche è più facile a dirsi che a farsi.^[2]Siamo umani. Quando sei distratto dagli eventi della vita o se ti senti sotto pressione sul lavoro, potresti metterti sulla difensiva al minimo commento che ti viene incontro.

Sheila Heen e Douglas Stone forniscono approcci per migliorare la tua capacità di assorbire il feedback, prendere ciò che è utile e sapere come sbarazzarti di ciò che non è utile per imparare e andare avanti.^[3]

Alcune di queste strategie includono quanto segue:

• Conoscere, comprendere e gestire i trigger e le risposte al feedback.
• Separare il messaggio da 'da chi' proviene.
• Ascolta il consiglio piuttosto che il giudizio.
• Scomponi il feedback in pezzi digeribili.
• Quando cerchi un feedback in modo proattivo, sii specifico e chiedi una cosa.
• Fai piccoli passi per testare ciò che ti è stato suggerito.

Hai la capacità di imparare dal feedback e di crescere da esso. Scomporre il feedback in piccoli pezzi può aiutarti a elaborare meglio il messaggio ed essere meno reattivo nella tua risposta.

5. Fornire feedback oggettivi e osservabili

Questa è una delle cose più difficili da fare perché potresti non voler offendere gli altri, potresti voler evitare il conflitto, non sei del tutto sicuro di come farlo, non sei emotivamente pronto o sei offuscato dalle tue supposizioni.Pubblicità

Il modello Situazione, Comportamento, Impatto (SBI)^[4]può aiutarti a fornire un feedback chiaro e specifico:

• Situazione. Fornisci il contesto. Chiediti cosa è successo, dove e quando.
• Comportamento. Descrivi il comportamento. Questa è la parte più difficile perché devi verificare le tue ipotesi. Ad esempio, dire che sei stato maleducato (soggettivo) contro che mi hai interrotto (comportamento osservabile) cambia il tono del feedback. Essere scortesi può avere molteplici interpretazioni mentre puoi vedere quando qualcuno ti ha interrotto.
• Impatto. Usa le affermazioni I per descrivere i risultati del comportamento.
• Vai avanti. Mantieni viva la conversazione per cercare comprensione chiedendo loro di riflettere. Qual era la loro prospettiva? Cosa stava succedendo per loro? Cosa hanno capito? Come possono crescere da qui?

Esempio 1: ^[5]

Durante la riunione del team di ieri mattina, quando hai fatto la tua presentazione (Situazione), eri incerto su due delle diapositive e i tuoi calcoli di vendita non erano corretti (Comportamento). Mi sono sentito imbarazzato perché c'era l'intero consiglio. Sono preoccupato che questo abbia influito sulla reputazione del nostro team (Impact).

Esempio 2:^[6]

Alla riunione con il cliente di lunedì pomeriggio, ti sei assicurato che la riunione iniziasse in orario e che tutti avessero le dispense in anticipo (Situazione). Tutte le tue ricerche erano corrette e a ciascuna delle domande del cliente è stata data risposta (Comportamento). Sono orgoglioso che tu abbia svolto un lavoro così eccellente e che abbia messo l'organizzazione sotto una buona luce. Sono sicuro che otterremo l'account, grazie al tuo duro lavoro (Impact).

Saper fornire un feedback chiaro, specifico e osservabile è un'abilità essenziale per essere un comunicatore efficace sul lavoro.

6. Follow-up, conferma e creazione di responsabilità

Una comunicazione efficace sul lavoro non è un evento occasionale. Dovrai monitorare continuamente i progressi e fornire supporto continuo. Non dimenticare di riconoscere i progressi dei tuoi colleghi, team o leader!

Utilizza le seguenti domande per aiutarti a valutare l'efficacia della comunicazione in corso sul lavoro:Pubblicità

• Quali opportunità vedi?
• Come puoi adattarti?
• Quali decisioni devono essere prese?
• Che supporto puoi fornire?
• Cosa devi fare per assicurarti che il messaggio accurato sia stato ricevuto?

7. Usa le 7C della Comunicazione

Per qualsiasi mezzo di comunicazione al lavoro, tieni a mente le 7C di comunicazione per mettere a punto il tuo messaggio:^[7]

• Chiaro. Qual è lo scopo? Il messaggio è facile da capire?
• Conciso. Cosa puoi eliminare? È al punto?
• Calcestruzzo. Quali sono i fatti?
• Corretta. Il messaggio è privo di errori? È adatto al tuo pubblico?
• Coerente. C'è un flusso logico? Il messaggio è coerente?
• Completare. Vengono fornite informazioni pertinenti ed esiste un invito all'azione?
• Cortese. Qual è il tono del tuo messaggio?

Scopri di più sulle 7C qui: Comunicazione efficace: come non essere fraintesi

Riassumendo

I modi per garantire una comunicazione efficace sul lavoro richiedono pratica e tempo.

Tieni a mente queste 7 strategie per migliorare le tue comunicazioni sul lavoro in modo che i tuoi messaggi siano chiari e trasparenti.

1. Conosci bene il tuo pubblico
2. Cerca di capire la situazione e chiarire
3. Ascolta su più livelli
4. Rivedi come ricevi feedback
5. Fornire feedback oggettivi e osservabili
6. Follow-up, conferma e crea responsabilità
7. Usa le 7 C della comunicazione

Continua a crescere e ad affinare le tue abilità!

Qual è una cosa su cui puoi lavorare questo mese per migliorare la tua comunicazione al lavoro?

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Maggiori informazioni sulla comunicazione sul posto di lavoro

• Stili di gestione dei conflitti per una comunicazione efficace sul lavoro
• Come padroneggiare abilità comunicative efficaci al lavoro e a casa
• Come lavorare con diversi stili di comunicazione in ufficio
• Come migliorare le capacità di comunicazione per il successo sul posto di lavoro

Credito fotografico in primo piano: Brooke Cagle tramite unsplash.com Pubblicità

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