Trovare un manager efficace e di successo che non sa come gestire correttamente il proprio tempo e i propri dipendenti è un po' come trovare un unicorno. Non lo farai, perché non esistono. A tutti viene dato lo stesso numero di ore al giorno per svolgere le attività che richiedono la loro attenzione, il modo in cui utilizzi il tuo tempo determinerà in ultima analisi se riuscirai o meno a completare tali attività.

Che tu sia un manager per la prima volta o semplicemente abbia bisogno di un po' di un corso di aggiornamento, l'apprendimento e l'applicazione di adeguate capacità di gestione del tempo contribuiranno notevolmente al successo della tua carriera.

Prima di passare alle capacità di gestione del tempo efficaci per i manager, discutiamo il perché e cosa riguardo alla gestione del tempo. La gestione del tempo è semplicemente un metodo per organizzare come utilizzare al meglio le 24 ore in un giorno per svolgere compiti personali e professionali.

La matrice di Eisenhower, sviluppata dal presidente degli Stati Uniti Dwight Eisenhower, ha suddiviso la gestione del tempo in quattro gruppi:^[1]

Fai prima, pianifica, delega e non fare.

Tutte le capacità di gestione del tempo rientrano da qualche parte all'interno di questa matrice. Imparare a suddividere efficacemente il tuo tempo e le tue attività ti consentirà di raggiungere gli obiettivi e guidare con successo la tua squadra, senza perdere la sanità mentale.

1. Sapere come pianificare correttamente gli obiettivi

Benjamin Franklin una volta disse:

Se non riesci a pianificare, stai pianificando di fallire.

Il padre fondatore ha davvero colpito nel segno e imparare a pianificare correttamente gli obiettivi della tua squadra è fondamentale. Per quanto riguarda gli obiettivi, dovresti impostare obiettivi giornalieri, settimanali, mensili e persino annuali che possono essere suddivisi in compiti gestibili.

Ad esempio, se hai l'obiettivo di aumentare il traffico verso il sito web dell'azienda del 10% nel corso di un anno, dovrai impostare traguardi misurabili settimanalmente, mensilmente e al termine dei sei mesi per mantenere l'obiettivo in linea .

Dai un'occhiata a queste guide sulla definizione di obiettivi a breve e lungo termine:

• Come fissare obiettivi a breve termine per una vita di successo e altamente appagante
• Il modo infallibile per fissare obiettivi a lungo termine e raggiungere il successo

2. Una buona comunicazione farà la differenza

Una buona comunicazione può creare o interrompere qualsiasi relazione, personale o aziendale, e quando un manager ha difficoltà con la gestione del tempo, la comunicazione spesso ne risente. Tuttavia, se un manager si prende il tempo per ascoltare e comunicare chiaramente con il proprio team e i propri clienti, può fare la differenza per il successo di un'azienda.

Assicurati di comunicare regolarmente con i membri del tuo team per assicurarti che stiano lavorando verso traguardi che sono stati chiaramente definiti. Un manager che comunica in modo chiaro e regolare con i clienti ha anche maggiori probabilità di far crescere la propria attività. Assicurati di sfruttare al meglio il tuo tempo con una comunicazione ponderata.

Impara il 7 modi per garantire una comunicazione efficace sul lavoro .

3. Una buona organizzazione è la chiave

Una forte organizzazione che coinvolga sia i compiti delegati che il tuo spazio di lavoro effettivo è fondamentale per un'efficace gestione del tempo per i manager. Se la tua squadra è disorganizzata e le persone non sono chiare su quali incarichi hanno nel loro piatto o a chi dovrebbero rivolgersi per chiedere aiuto, qualsiasi obiettivo prefissato ne risentirà.

Una buona comunicazione e una buona organizzazione vanno di pari passo quando si tratta di sfruttare al meglio il proprio tempo.Pubblicità

Per quanto riguarda l'organizzazione del tuo spazio di lavoro, beh, se ti piace mantenere la tua camera da letto disordinata a casa, sono affari tuoi, ma il disordine non ha posto negli affari. Ogni minuto in cui stai cercando un file fuori posto è un minuto sprecato che avrebbe potuto essere speso meglio.

Perché non dare un'occhiata a questi 15 migliori consigli per l'organizzazione per l'organizzazione dell'ufficio e per fare di più ?

4. Una delega efficace è tutto

Una delega efficace aiuterà i membri del tuo team a lavorare in modo sicuro ed efficace. In qualità di manager, è tua responsabilità valutare chi del tuo staff è più adatto per quale compito e assegnare le responsabilità che ne derivano. La mancata assunzione del comando e la delega dei compiti faranno solo perdere tempo a te e ai membri del tuo team.

Delegando attentamente diversi compiti e assicurando che il tuo personale abbia tutto ciò di cui ha bisogno per completare tali compiti, i membri del team saranno meno bisognosi di te quando si tratta di portare a termine il lavoro.

Impara l'arte della delega in questa guida: Come delegare il lavoro in modo efficace (La guida definitiva per i leader)

5. Pianifica le attività appropriate al momento giusto

Se stessi costruendo un'auto, non inizieresti provando a installare il sistema audio prima che il telaio sia a posto, vero?

Il primo blocco della matrice di Eisenhower è Do First, il che significa decidere quali sono i compiti chiave che devi eliminare prima di passare alla cosa successiva. Potrebbero essere piccole cose come rispondere a una domanda del tuo capo o potrebbero essere più grandi, come finalizzare i piani per una nuova strategia sui social media.

Il punto è che assicurati di imparare a dare la priorità ai compiti più importanti di ogni giorno, quanto tempo avrai bisogno per completarli e quando dovrebbero essere affrontati.Pubblicità

Ecco una tecnica per aiutarti a stabilire le priorità delle attività: Come stabilire le giuste priorità in 10 minuti e lavorare 10 volte più velocemente

6. Impara a riconoscere le trappole multitasking

Ognuno ha più cose che deve fare, ma quando proviamo a destreggiarci con tutte queste cose contemporaneamente, alcune sono destinate a colpire il pavimento. È fin troppo facile iniziare a lavorare su un compito e poi passare alla tua e-mail perché hai ricevuto un ping sul telefono. Questo è terribile per rompere la tua concentrazione e costringe solo il tuo cervello a recuperare il ritardo.

Invece, metti da parte blocchi di tempo specifici nel corso della giornata per controllare e rispondere alle e-mail. Concentrandoti su un compito alla volta, finirai il lavoro prima e gli darai tutta l'attenzione del tuo cervello.

Prova questi 9 suggerimenti sulla gestione multitasking che miglioreranno la tua produttività.

7. Impara a dare priorità non solo al tuo tempo, ma aiuta i dipendenti a dare priorità al loro

Potremmo pensare di dedicare ben otto ore al giorno ai compiti principali del nostro lavoro, ma la ricerca mostra che di solito non è così.^[Due]Puoi aiutare il tuo team a sfruttare al meglio il proprio tempo (e il tuo) eseguendo occasionalmente una verifica del tempo. Metti da parte un giorno in cui il tuo personale tiene traccia di ciò che fa e di quanto tempo impiega a farlo.

Assicurati di essere chiaro che questo esercizio ha lo scopo di aiutare i dipendenti a lungo termine e non è un modo per eliminare i lavoratori poveri. Si spera che, con dati sufficienti, tu e il tuo team sarete in grado di determinare meglio cosa funziona e come evitare ritardi o interruzioni del lavoro.

9. Mantenere le apparenze può fare molto

Proprio come i marinai si rivolgono al loro capitano come guida in caso di tempesta, i tuoi dipendenti devono sentire che stai gestendo bene il tuo tempo. Se ogni volta che i tuoi dipendenti si avvicinano a te, sei esausto e di fretta, è più probabile che si trattengano dal venire da te per questioni importanti.

Ci possono essere giorni occasionali in cui stai lottando per tenere tutto insieme, ma mantenere l'aspetto di un manager che è in cima al loro gioco di gestione del tempo può davvero aiutare a influenzare anche gli altri per gestire il loro tempo in modo efficace.Pubblicità

10. Sapere cosa fare quando il piatto è troppo pieno

Un po' di pressione e una scadenza possono essere un potente motivatore quando si tratta di accovacciarsi e fare le cose. Se trovi che la tua lista di lavori da fare sta diventando un po' troppo lunga, potrebbe essere un indicatore di due cose:

Una possibilità è che tu non stia gestendo il tuo tempo nel modo più efficace possibile. In tal caso, torna all'inizio e rivedi.

Anche il miglior manager ha i suoi limiti e ci sono solo tanti minuti in un giorno. Un buon manager non cerca di svolgere da solo ogni compito che gli capita. Sanno come utilizzare al meglio il proprio personale per garantire il raggiungimento degli obiettivi e sanno quando il carico di lavoro è al massimo.

11. Comprendi la regola 80/20

Secondo il principio di Pareto o meglio noto come regola 80/20, l'80% dei risultati deriva da appena il 20% delle azioni. L'altro 20 percento dei risultati proviene da... hai indovinato, l'80 percento delle azioni.

Per quanto riguarda il modo in cui tutto ciò influisce sulla gestione del tempo di un manager efficace, beh, le priorità da non perdere, senza scuse, potrebbero essere solo il 20 percento del tuo lavoro, ma produrranno i risultati più grandi. Il restante 80 percento dei compiti può probabilmente essere delegato allo staff della tua squadra.

12. Non aver paura di fare una pausa quando necessario

Se stai lavorando come un treno merci ogni secondo della giornata senza prendere qualche minuto per fare un passo indietro e respirare, sperimenterai il burnout. Il burnout è quel subdolo killer della gestione del tempo che si insinua quando stai cercando di assicurarti che non un solo minuto non venga dedicato al lavoro. Il risultato è che presto avrai meno energia e concentrazione e alla fine il tuo lavoro potrebbe mettere a dura prova la tua salute mentale.

Pianificare i tempi di inattività per te è importante. Quindi incoraggia i tuoi dipendenti a fare delle pause e non dimenticare di prenderle tu stesso. Alcune pause durante la giornata lavorativa possono fare molto per metterti nella giusta mentalità per sfruttare al meglio il tuo tempo.

Pensieri finali

È facile lasciarsi coinvolgere dalla quotidianità del lavoro e ritrovarsi a sviluppare abitudini malsane come manager. Concentrati sulla costruzione dei consigli in questo articolo e dedica del tempo a potenziare il tuo team. Non solo migliorerà la produttività complessiva, ma ti ritroverai rapidamente a diventare un leader stellare e rispettabile.Pubblicità

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Credito fotografico in primo piano: Sistema di gestione dei visitatori Proxyclick tramite unsplash.com

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